Peraturan ini, yang mulai berlaku pada 25 Mei 2018, berla dati di telemarketing ku untuk semua organisasi yang memproses data pribadi warga negara Uni Eropa, terlepas dari lokasi perusahaan tersebut. Data pribadi didefinisikan secara luas, mencakup informasi apa pun yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang, mulai dari nama dan alamat email hingga alamat IP. Oleh karena itu, setiap alamat email dalam daftar distribusi Anda dianggap sebagai data pribadi berdasarkan GDPR. Menavigasi lanskap baru ini membutuhkan perubahan pola pikir dari fokus pada kuantitas menjadi fokus pada kualitas dan persetujuan.
Dasar GDPR: Persetujuan dan Dasar Hukum
Inti dari GDPR adalah prinsip bahwa pemrosesan data pribadi harus memiliki dasar hukum . Bagi sebagian besar milis, dasar hukum ini adalah persetujuan. Ini berarti bahwa individu harus secara eksplisit menyetujui pengumpulan dan penggunaan data mereka untuk tujuan tertentu, seperti menerima email pemasaran. GDPR menetapkan standar tinggi untuk apa yang dianggap sebagai persetujuan yang sah, menuntut persetujuan tersebut diberikan secara bebas, spesifik, berdasarkan informasi, dan tidak ambigu. Diam, kotak yang sudah dicentang, atau ketidakaktifan tidak lagi dapat digunakan sebagai bentuk persetujuan. Masa-masa menambahkan seseorang secara otomatis ke milis hanya karena mereka melakukan pembelian atau mengunduh sumber daya sudah berakhir.
Persetujuan harus dapat diverifikasi, artinya Anda harus dapat membuktikan kapan dan bagaimana seseorang memberikan persetujuannya. Akibatnya, banyak perusahaan telah mengadopsi proses double opt-in . Dengan metode ini, setelah pengguna mendaftar, mereka akan menerima email yang meminta mereka untuk mengonfirmasi langganan dengan mengeklik tautan. Ini tidak hanya membuktikan persetujuan mereka tetapi juga memastikan alamat email valid, mengurangi rasio pentalan dan meningkatkan kesehatan daftar Anda secara keseluruhan. Lebih lanjut, ini menunjukkan komitmen untuk menghormati pilihan pengguna, yang dapat memperkuat hubungan antara merek Anda dan audiensnya.
Prinsip Utama GDPR untuk Daftar Email
Kerangka kerja GDPR dibangun berdasarkan tujuh prinsip inti yang memandu bagaimana data pribadi seharusnya ditangani. Prinsip-prinsip ini tidak dapat dinegosiasikan dalam hal daftar distribusi email. Pertama dan terpenting, Anda harus memastikan bahwa semua pemrosesan data sah, adil, dan transparan . Ini berarti Anda harus memiliki alasan hukum yang sah untuk mengumpulkan alamat email, memperlakukan data secara etis, dan terbuka kepada individu tentang apa yang Anda lakukan dengan informasi mereka. Transparansi adalah kunci, dan Anda harus memberikan pemberitahuan privasi yang jelas dan ringkas serta mudah dipahami.
Prinsip penting lainnya adalah pembatasan tujuan . Anda hanya dapat mengumpulkan data untuk tujuan yang spesifik, eksplisit, dan sah. Anda tidak dapat mengumpulkan alamat email untuk satu tujuan—seperti unduhan sekali pakai—lalu menggunakannya untuk tujuan yang sama sekali berbeda, seperti menambahkan pengguna ke buletin mingguan Anda, tanpa persetujuan eksplisit mereka untuk tujuan kedua tersebut. Prinsip ini mencegah bisnis menimbun data dan memastikan bahwa setiap informasi yang dikumpulkan memiliki alasan yang jelas dan dapat dibenarkan. Oleh karena itu, formulir pendaftaran Anda harus sangat spesifik tentang apa yang pengguna setujui untuk terima.
Minimalisasi dan Akurasi Data
Prinsip minimisasi data mengharuskan Anda hanya mengumpulkan data yang benar-benar Anda butuhkan. Untuk milis email, ini biasanya berarti alamat email dan mungkin nama. Meminta informasi yang berlebihan seperti nomor telepon atau tanggal lahir, padahal tidak penting untuk tujuan milis, merupakan pelanggaran prinsip ini. Semakin sedikit data yang Anda kumpulkan, semakin sedikit pula yang perlu Anda lindungi, yang menyederhanakan upaya kepatuhan Anda. Sebaiknya tinjau formulir pendaftaran Anda dan hapus kolom yang tidak terlalu diperlukan.
Lebih lanjut, data yang Anda simpan harus akurat dan, jika perlu, selalu diperbarui . Anda harus memiliki proses pembersihan daftar email secara berkala untuk menghapus alamat yang tidak aktif atau tidak aktif. Hal ini tidak hanya membantu kepatuhan GDPR tetapi juga meningkatkan tingkat pengiriman email dan reputasi pengirim. Menyediakan cara yang jelas dan mudah bagi pengguna untuk memperbarui informasi atau berhenti berlangganan merupakan bagian penting dalam menjaga akurasi. Ini adalah cara praktis untuk menunjukkan kepada audiens Anda bahwa Anda menghargai preferensi dan data mereka.