了解 Gmail 的“分发列表”替代方案
在深入了解具体步骤之前，重要的是要理解 Gmail 如何处理群组邮件。它不使用传统的“分发列表”术语。相反，Gmail 依赖于两个主要功能。第一个是 Google 联系人中的“标签”（以前称为“群组”）。第二个是 Google 网上论坛。每个功能都有其独特的优势。它们适用于不同的场景。
Google 联系人中的标签非常适合较小或私密的群组。例如，您可以为家人、朋友或工作团队创建标签。这些标签在您的个人 Gmail 账户中管理。它们使您能够快速选择一组收件人。这使得发送电子邮件变得轻而易举。
Google 网上论坛是更强大的工具。它适用于更大的群组或需要 按行业划分的特定数据库 更多协作功能的群组。例如，您可以为俱乐部、项目团队或社区团体创建论坛。论坛提供了发送邮件列表的功能。它还提供了论坛讨论、文件共享等功能。
使用 Google 联系人创建分发列表（标签）
这是最简单的方法。它非常适合个人使用和小型群组。首先，您需要组织您的联系人。
步骤 1：访问 Google 联系人
打开您的网络浏览器。导航到 contacts.google.com。确保您已登录您的 Gmail 账户。这是所有联系人管理的核心位置。
您会看到您的所有联系人列表。如果您的联系人未整理，现在是整理的好时机。
步骤 2：选择并组织您的联系人
滚动浏览您的联系人列表。找到您想要添加到分发列表的联系人。您可以一次选择多个联系人。
单击每个联系人旁边的复选框。选择所有目标收件人。此操作将激活批量操作选项。
您也可以创建新联系人。单击左侧菜单中的“创建联系人”按钮。输入他们的详细信息。
步骤 3：创建新的标签（群组）
在您选择了联系人之后，您会在顶部栏中看到一个标签图标。它看起来像一个标签牌。单击此图标。
会出现一个下拉菜单。选择“创建标签”。输入您的分发列表的名称。例如，“家人”、“项目团队”或“足球队”。
单击“保存”。现在，这些选定的联系人已添加到此新标签中。您可以随时添加更多联系人。
步骤 4：将更多联系人添加到现有标签
要向现有标签添加更多联系人，请返回 Google 联系人。选择您想添加的联系人。
再次单击标签图标。从下拉菜单中选择您要添加的现有标签。
联系人将自动添加到该标签中。您可以在左侧边栏中看到您的所有标签。单击标签名称可查看其成员。
使用 Google 联系人标签发送电子邮件
现在您已经创建了您的分发列表（标签），是时候使用它了。这非常简单方便。
步骤 1：撰写新电子邮件
打开您的 Gmail 收件箱。单击左上角的“撰写”按钮。这将打开一个新邮件窗口。
步骤 2：在收件人字段中输入标签名称
在“收件人”字段中，开始输入您创建的标签名称。例如，“家人”。
当您键入时，Gmail 会自动建议匹配的标签。选择您要使用的标签。
所有属于该标签的联系人地址都会自动填充到“收件人”字段中。您不必手动输入每个地址。
步骤 3：发送您的电子邮件
像往常一样撰写您的邮件。添加主题和正文。准备好后，单击“发送”按钮。
您的电子邮件将发送给该标签中的所有成员。这极大地节省了您的时间。
Google 联系人标签的优点和缺点
简单易用： 设置和使用非常直接。
快速发送： 只需输入标签名称即可发送。
个人化： 适用于您个人账户的联系人。
成员上限： 适合小到中型群组。
无讨论功能： 不提供群组讨论或存档功能。
需要手动管理： 新成员需要手动添加。
使用 Google 网上论坛创建分发列表
对于大型群组、社区或需要更多协作功能的项目，Google 网上论坛是更好的选择。它提供了一个专用的平台。该平台用于群组通信和管理。
步骤 1：访问 Google 网上论坛
打开您的网络浏览器。导航到 groups.google.com。确保您已登录您的 Google 账户。
您将看到您已加入或拥有的任何现有论坛。
步骤 2：创建新的论坛
在左上角，单击“创建论坛”按钮。这将启动新论坛的创建过程。
步骤 3：配置您的论坛设置
论坛名称： 为您的论坛选择一个清晰的名称。它应该能反映群组的目的。
论坛电子邮件地址： 系统会自动建议一个电子邮件地址。您可以根据需要进行修改。此地址将是分发列表的地址。
论坛描述： 提供一个简短的描述。它应该解释论坛的用途。
隐私设置： 这是最重要的部分之一。
谁可以查看论坛： 您可以设置为公开、仅限成员或仅限论坛管理员。
谁可以加入论坛： 可以是所有人都可以请求加入、所有人都自动加入或只有受邀请的人才能加入。
谁可以发帖： 您可以限制发帖权限。
选择最适合您群组需求的隐私级别。
创建论坛
填写完所有详细信息后，单击“创建论坛”。您的新论坛将立即创建。
管理论坛成员
一旦论坛创建完成，您需要添加成员。
在论坛页面上，导航到“成员”部分。您可以手动添加成员。您也可以通过电子邮件邀请他们。
单击“邀请成员”。
输入您要邀请的人的电子邮件地址。
添加可选消息。
单击“发送邀请”。
直接添加成员：
单击“直接添加成员”。
输入他们的电子邮件地址。每个地址一行。
选择是否发送通知电子邮件。
单击“添加成员”。
您还可以指定每个成员的角色：成员、管理员或所有者。管理员和所有者拥有更多权限。
通过 Google 网上论坛发送电子邮件
使用 Google 网上论坛发送电子邮件非常简单。
步骤 1：向论坛地址发送电子邮件
只需向您的 Google 网上论坛的电子邮件地址发送电子邮件。例如，如果您的论坛地址是 [email protected]，就向此地址发送。
步骤 2：所有成员都会收到邮件
发送到此地址的任何电子邮件都将自动分发给论坛的所有成员。这使得群组通信非常高效。
Google 网上论坛的优点和缺点
大型群组支持： 适合任意大小的群组。
丰富的协作功能： 提供论坛讨论、文件共享、邮件存档等。
灵活的权限控制： 可以精细控制谁可以查看、加入和发帖。
集中管理： 易于管理成员和设置。
设置更复杂： 比联系人标签需要更多步骤。
并非为个人使用而设计： 可能对非常小的个人群组来说过于强大。
学习曲线： 新用户可能需要一些时间来熟悉所有功能。
如何优化您的 Gmail 分发列表（群组/标签/论坛）
一旦您设置了分发列表，有几种方法可以优化其效率和您的管理体验。
定期维护您的列表
无论是 Google 联系人标签还是 Google 网上论坛，定期审查您的成员列表至关重要。移除不再相关的成员。添加新成员。这可以确保您的信息发送给正确的受众。它还可以避免向不再需要接收更新的人发送不必要的电子邮件。
清晰的命名约定
为您的标签和论坛选择清晰、描述性的名称。例如，与其使用“组 1”，不如使用“2025 年项目团队”或“周六足球赛”。清晰的命名有助于您快速找到正确的列表。它还可以防止发送到错误的群组。
利用“抄送”和“密送”字段
当您使用联系人标签发送电子邮件时，所有收件人都会在“收件人”字段中看到彼此的电子邮件地址。如果出于隐私原因，您不希望他们看到彼此的地址，请将标签输入到“密送”（Bcc）字段中。这样，每个收件人都只会看到他们自己是唯一的收件人。如果您希望所有收件人都看到彼此，请使用“收件人”（To）或“抄送”（Cc）字段。
了解 Gmail 的发送限制
Gmail 对您每天可以发送的电子邮件数量和收件人数量有上限。这些限制有助于防止垃圾邮件。如果您发送大量电子邮件，请留意这些限制。对于非常大的邮件列表，考虑使用专业的电子邮件营销服务。
教育您的群组成员（仅限 Google 网上论坛）
如果您正在使用 Google 网上论坛，请教育您的成员如何使用它。向他们展示如何发帖。告诉他们如何回复。还要告诉他们如何访问论坛档案。清晰的指导可以提高论坛的参与度和有效性。
备份您的联系人
定期备份您的 Google 联系人是个好习惯。虽然 Google 很少丢失数据，但拥有自己的副本可以提供额外的安全保障。您可以通过 Google 联系人导出您的联系人。